Cách viết email chuyên nghiệp nhận được không ít sự quan tâm. Từ sinh viên mới ra trường đến nhân viên văn phòng, doanh nhân,…. tất cả đều cần học hỏi về cách kỹ năng soạn thảo thư điện tử. Nếu bạn cũng đang gặp khó khăn trong viết viết email, đừng bỏ qua một số chia sẻ có trong bài viết.
Viết email chuyên nghiệp – kỹ năng cực quan trọng
Soạn thảo thư điện tử là phương thức khá tiện lợi để trao đổi thông tin, kết nối với các bên liên quan. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn tồn tại khá nhiều trường hợp email trình bày lủng củng, không có tiêu đề, thiếu chuyên nghiệp,…. Điều này vô tình khiến người nhận thư cảm thấy khó chịu và người gửi bị đánh giá có kỹ năng kém.
Đây cũng chính là lý do khiến cách viết email chuyên nghiệp nhận được sự quan tâm của nhiều đối tượng, đặc biệt là nhân viên văn phòng. Học cách soạn thư điện tử, bạn có thể nhận về nhiều lợi ích như:
- Một email chuyên nghiệp sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người nhận (thầy cô, nhà tuyển dụng, lãnh đạo,…).
- Cách trình bày email, câu từ sẽ thể hiện con người của bạn. Cụ thể, những người có suy nghĩ đơn giản thường soạn thư điện tử đơn giản. Ngược lại, người gửi chỉn chu trong từng câu từ lại thể hiện được sự nghiêm túc, trưởng thành.
- Email thiếu chuyên nghiệp đôi khi có thể khiến bạn bỏ lỡ cơ hội. Đặc biệt, sinh viên mới ra trường khi gửi CV cho nhà tuyển dụng, nếu không thể hiện được sự chuyên nghiệp ngay trong thư điện tử sẽ dễ bị HR lãng quên.
Cấu trúc cơ bản thường thấy ở một email chuyên nghiệp
Trước khi tìm hiểu chi tiết về các bước, cách viết email chuyên nghiệp, bạn cần nắm được cấu trúc cơ bản của thư điện tử. Thông thường, một email trang trọng sẽ bao gồm các phần sau:
- Tiêu đề.
- Địa chỉ hòm thư điện tử của người hoặc nhóm người nhận email.
- Lời chào, giới thiệu đầu thư.
- Nội dung của email được trình bày theo dạng mở đầu, thân và kết.
- Ảnh, tập tin, đường link đính kèm (nếu có).
- Lời chúc và chữ ký cuối email.
Cách viết email chuyên nghiệp chi tiết, dễ hiểu nhất
Cách viết email chuyên nghiệp thực tế không khó khăn như những gì bạn thường lo ngại. Chỉ bằng việc thực hiện các thao tác dưới đây, bạn đã có thể soạn thảo những bức thư điện tử chỉn chu, gây ấn tượng với người nhận.
Đặt tiêu đề cho email
Tiêu đề là phần bắt buộc phải có trong email chuyên nghiệp. Việc bỏ qua phần này có thể khiến thư điện tử của bạn bị chuyển vào mục spam. Ngoài ra, thiếu tiêu đề cũng có thể khiến người nhận vô tình bỏ qua thư.
Một tiêu đề chuyên nghiệp sẽ có nội dung chính là thông báo cho người nhận biết về vấn đề email đang nhắc tới. Bạn hãy chọn lựa từ ngữ kỹ lưỡng và cố gắng viết theo cách ngắn gọn, rõ ràng nhất. Một mẹo nhỏ khác là người soạn thư nên sử dụng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh để tránh bị lỗi phông.
Bắt đầu email bằng lời chào
Một nguyên tắc cần nhớ liên quan đến cách viết email chuyên nghiệp là luôn bắt đầu thư điện tử với một lời chào. Tùy vào mối quan hệ của bạn với người nhận mà phương thức mở lời sẽ có sự khác biệt, cụ thể:
- Trong trường hợp gửi thư điện tử cho người quen thân thiết, bạn có thể bắt đầu thư bằng xin chào, chào người anh em,…
- Nếu gửi mail cho đối tượng là người nước ngoài, bạn có thể tham khảo các mẫu như Hi Ana, Hi Jack,..
- Trong trường hợp cần thể hiện thái độ lịch sự, kính gửi, Dear Mr, Dear Miss là lựa chọn cần cân nhắc.
Nêu rõ mục đích gửi email
Sau phần gửi lời chào, bước tiếp theo trong cách viết email chuyên nghiệp là nêu rõ nội dung cần trao đổi. Bạn có thể bắt đầu bằng các mẫu câu như “Tôi viết thư để đề cập đến/trao đổi về vấn đề/hỏi về,…”.
Sau đó, bạn có thể chuyển sang nội dung chính của email. Hãy nhớ rằng người nhận luôn muốn đọc thư, tiếp nhận thông tin nhanh chóng. Do đó, khi soạn thảo người viết cần giữ câu văn luôn ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. Đừng quên kiểm tra ngữ pháp, chính tả, dấu câu để đảm bảo tính chuyên nghiệp cho thư điện tử.
Lịch sự cảm ơn cuối email
Cách viết email chuyên nghiệp sẽ gồm 3 phần: mở đầu, nội dung và kết thư. Trong phần cuối này, bạn hãy đề cập về vấn đề nhận phản hồi, đóng góp ý kiến từ người nhận, nêu câu hỏi cần được trả lời,… Ngoài ra, một lời chúc cuối thư cũng là phần không thể thiếu nếu bạn muốn thể hiện sự chuyên nghiệp và mong muốn kết nối với người nhận.
Kiểm tra ảnh, liên kết, các tệp đính kèm email
Cách viết email chuyên nghiệp liên quan đến học tập, công việc thường đi kèm với các tập tin, liên kết. Bạn sẽ cần gắn những nội dung đa phương tiện này vào cuối thư để người nhận có thể tải xuống và xem xét.
Để viết email chuyên nghiệp hơn, bạn sẽ cần kiểm tra số lượng tệp đính kèm, đảm bảo mọi tập tin đều có dung lượng đáp ứng yêu cầu, không chứa virus. Ngoài ra, bạn cũng nên đổi tên file để giúp người nhận dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm.
Tạo chữ ký cá nhân khi viết email
Tìm hiểu về cách viết email chuyên nghiệp, bạn không thể bỏ qua phần chữ ký cá nhân. Đây là dấu ấn thể hiện bạn là ai đồng thời cung cấp một số thông tin quan trọng cho người nhận.
Nếu chưa có chữ ký cá nhân cho riêng mình, bạn có thể tham khảo cấu trúc đơn giản sau:
- Họ tên đầy đủ.
- Chức vụ đang đảm nhiệm, vị trí công tác.
- Số điện thoại và các phương thức liên hệ khác như Zalo, Facebook, Skype,…
Lưu ý quan trọng để viết email chuyên nghiệp
Ngoài các bước kể trên, để thành thạo cách viết email chuyên nghiệp, bạn cần lưu ý những vấn đề quan trọng sau:
Người viết thư điện tử cần sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Các hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp được đề cập phía trên sẽ không phát huy tối đa tác dụng nếu địa chỉ hòm thư điện tử của bạn không đủ lịch sự. Bạn không nên soạn thảo các email quan trọng bằng hòm thư cá nhân có tên thiếu chuyên nghiệp. Thay vào đó, hãy sử dụng mail được tổ chức, công ty cấp.
Đọc kỹ lại email trước khi gửi đi
Một email chỉnh chu trong cách trình bày, không có lỗi chính tả, ngữ pháp, cung cấp đầy đủ thông tin sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp. Do đó, trước khi gửi thư, để đảm bảo mail không mắc những lỗi sai cơ bản, hãy dành thời gian để đọc lại. Đặc biệt, bạn đừng quên kiểm tra kỹ các tệp đính kèm để đảm bảo mọi nội dung đa phương tiện cần thiết đều xuất hiện trong mail.
Một cách viết email chuyên nghiệp khá hữu ích là nếu đây là một thư quan trọng gửi cho đối tác, nhà quản lý, bạn có thể nhờ đồng nghiệp kiểm tra trước khi gửi. Việc đọc lại thư với tâm thế như chính bản thân là người nhận sẽ giúp bạn nắm bắt những lỗi sai đã vô tình bỏ lỡ.
Xem ngay: Tips viết đơn xin nghĩ việc không để sếp ghét
Kiểm tra kỹ địa chỉ email của người/ nhóm đối tượng nhận
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra trường người nhận để đảm bảo bạn gửi email đến đúng người hoặc nhóm. Bạn cần lưu ý tránh nhầm lẫn giữa các tính năng sau:
- To: Địa chỉ email của người mà thư điện tử của bạn sẽ được gửi tới.
- CC: Đây là viết tắt của “Copy Carbon”. Bất kỳ địa chỉ nào trong trường này sẽ nhận được cùng một email nhưng không được đề cập trực tiếp trong thư điện tử.
- BCC: Tương tự như CC, tuy nhiên địa chỉ email sẽ bị ẩn.
Lời kết
Bài viết đã cung cấp thông tin chi tiết về cách viết email chuyên nghiệp. Mong rằng loạt hướng dẫn cùng lưu ý kể trên đã giúp ích nhiều cho bạn. Chúc bạn luôn soạn thảo thư điện tử nhanh chóng, gây ấn tượng với người nhận và gặt hái được nhiều thành công.